Levný účetní software nemusí firmě ušetřit peníze. Při výběru rozhoduje víc než pořizovací cena

Polovina klientů stále předává účetním doklady v papírové podobě, zatímco umělou inteligenci pravidelně využívají jen tři procenta účetních. Digitalizace oboru přesto postupuje a spolu s automatizací mění požadavky na účetní systémy. Firmy by proto při jejich výběru neměly sledovat pouze cenu a současné potřeby, ale také možnosti dalšího rozvoje, automatizace a napojení na nové technologie.

Průzkum o stavu účetní profese v Česku, který v září 2024 realizovala agentura Perfect Crowd pro projekt Účetní v sukni a Svaz účetních ČR, ukázal, že 50 % klientů stále předává účetním podklady v papírové podobě. Vytěžovací software využívá pouze 21 % účetních a nástroje umělé inteligence pravidelně používají jen 3 %. Přesto právě nastupující digitalizace, automatizace a AI zásadně mění způsob práce účetních. Výběr účetního systému se proto stává strategickým rozhodnutím, které by nemělo vycházet pouze z ceny nebo aktuálních potřeb firmy, ale především z jejího dlouhodobého směřování.

Výběr účetního systému bývá překvapivě osobní. Účetní se ptají kolegů, s čím pracují, pročítají diskusní fóra a logicky zůstávají u známého uživatelského prostředí. Doporučení zkušeného uživatele může být cenné, samo o sobě však neříká, zda bude stejný systém vhodný i pro jiný způsob práce nebo do budoucna.

„Účetnictví stojí na začátku největší technologické změny za několik posledních desetiletí. Osobně jsem přesvědčen, že během několika málo let se tato změna výrazně zrychlí díky propojení cloudových služeb, automatizaci a umělé inteligenci. Proto bych dnes důrazně doporučil neřešit při výběru účetního systému jen jeho aktuální funkce nebo cenu. Mnohem důležitější je, jakým směrem se systém dlouhodobě vyvíjí a jak dokáže reagovat na změny, které účetní profesi čekají. Účetní systém dnes není investicí na dva roky, ale rozhodnutím, které ovlivní způsob práce celé kanceláře na mnoho let dopředu,“ říká Jan Štacha, zakladatel účetního programu Evala.

Nejdříve si popište vlastní práci, až potom vybírejte účetní systém

Účetní software by se neměl vybírat podle počtu funkcí nebo značky. Základním kritériem by měl být způsob práce a rozsah agend, které má systém dlouhodobě podporovat. Firma zpravidla řeší mimo jiné evidenci majetku, sklady nebo další ekonomické agendy. A v zásadně jiné situaci je účetní kancelář zpracovávající účetnictví desítkám klientů, kde je kromě samotného účtování klíčová také organizace předávání dokladů, komunikace s klienty nebo sdílení dat.

Právě zde vznikají první slepé uličky. Firmy často vybírají účetní systém podle toho, co potřebují dnes, ale už nepřemýšlejí nad tím, jak budou pracovat za tři nebo pět let. Růst počtu zaměstnanců i klientů nebo snaha automatizovat rutinní činnosti pak vede k pořizování dalších aplikací a složitému propojování systémů.

„Doporučujeme začít úplně opačně. Nejdříve si sepište činnosti, které dnes zabírají nejvíce času, které opakujete stále dokola a které budou s růstem firmy narůstat. Právě tam vzniká největší prostor pro automatizaci. Pokud dnes ručně přepisujete sto dokladů měsíčně, je to nepříjemné. Pokud jich budete za několik let přepisovat tisíc, stane se z toho zásadní překážka vašeho rozvoje,“ doporučuje Jan Štacha.

Klíčová je digitalizace, musí ale začít u klienta

Přestože digitalizace účetnictví postupuje, výše uvedený průzkum ukázal, že polovina klientů stále předává účetním podklady v papírové podobě. Takový způsob práce není v dnešní době dlouhodobě efektivní.

„Při výběru systému bych se vždy zajímal mimo jiné o to, co nabízí klientům. Digitalizace není otázkou pouze účetní kanceláře, fakticky začíná u klienta, který je schopný dodat doklady v elektronické podobě. Pokud klient funguje stejně jako před dvaceti lety, velká část přínosů moderního systému se jednoduše ztratí. Dobrý účetní systém musí usnadňovat práci oběma stranám,“ říká Jan Štacha.

Moderní účetní systém mění díky cloudu způsob práce

Účetní systém dnes není jen pracovním nástrojem, ale prostředím, ve kterém účetní tráví podstatnou část svého pracovního dne. Vedle funkční výbavy proto nabývá na významu také způsob, jakým se systém používá, jak snadno propojuje účetní s klienty a zda dokáže zjednodušit každodenní práci bez zbytečných technických překážek. Právě v této oblasti se v posledních letech nejvýrazněji prosazují cloudová řešení.

„Cloudové účetní systémy dnes nejsou jen otázkou pohodlí. Mění samotný způsob práce účetních. Umožňují bezpečný přístup k aktuálním datům odkudkoliv, automaticky zpřístupňují nové verze systému všem uživatelům a odstraňují závislost na jednom počítači nebo firemním serveru. Právě díky tomu mohou účetní kanceláře mnohem pružněji spolupracovat s klienty a postupně využívat automatizace i umělou inteligenci tam, kde skutečně přinášejí hodnotu,“ říká Jan Štacha.

Cena je důležitá, neměla by být ale jediným rozhodujícím faktorem

Cena zůstává při výběru účetního systému důležitým kritériem. Sama o sobě však nevypovídá nic o tom, kolik času systém ušetří nebo kolik rutinní práce odstraní.

„Účetní systém bych nikdy nevybíral pouze podle ceníku nebo doporučení kolegy. Využijte zkušební verzi, projděte si vlastní účetní procesy a vyzkoušejte systém na běžné práci. Velmi rychle poznáte, jestli vám skutečně šetří čas. Dobrý účetní systém by měl být partnerem pro další roky, ne řešením pouze pro aktuální potřebu,“ uzavírá Jan Štacha, který má na starosti vývoj účetního systému Evala.