Více než 65 procent tuzemských pohledávek po splatnosti je reálně nevymahatelných

České firmy neumí správně nastavit dodavatelské smlouvy. Výsledkem pro ně jsou nevymahatelné pohledávky, u kterých je šance na jejich proplacení mizivá. Podle dat společnosti Rekenber je celkem 65 procent pohledávek po splatnosti reálně nevymahatelných. Důvodem je nedostatečná či špatně nastavená dokumentace. Reálně tak malé a střední podniky přicházejí o finance bez kterých se mohou nebezpečně přiblížit sekundární platební neschopnosti.

„Nejčastějšími typy pohledávek, které skončí vymáháním ze strany fyzických osob / SZČO a malých podniků, jsou nezaplacené faktury. Ty tvoří až cca 40 % všech problematických dluhů. S výrazným odstupem jsou za nimi různé formy půjček (cca 20 % všech pohledávek) a směnky,“ vysvětluje Bohdan Hemžal, výkonný ředitel společnosti Rekenber, která se zaměřuje na digitalizaci správy pohledávek.

Část z těchto pohledávek se uhradí standardním upomínáním. Pokud si to tedy věřitel může dovolit z hlediska cash flow, tak stačí jen počkat několik týdnů, někdy až měsíců po splatnosti a peníze přijdou. Zbytek pohledávek však věřiteli připomenou, že ignorovat kvalitně nastavené podmínky spolupráce včetně např. smluvních pokut a rozhodčí doložky se nevyplácí. V těchto případech je zároveň klíčový čas, kdy otálení s obracením se na soud může věřitele vyjít na statisíce ve ztracené návratnosti z pohledávky.

Základem je komunikace. Pro firmu je nejhorší situace, kdy dlužná protistrana v obtížné situaci nekomunikuje, nereaguje na výzvy a neřeší problém nezaplacených dodavatelských faktur. Pro věřitele je pak klíčové zaprvé včasné jednání, alespoň základná orientace v právních možnostech vymáhání B2B pohledávek a pak kompletní dokumentace k dodané objednávce. Právě ta ale často bývá kamenem úrazu.

V řadě případů totiž firma nemá správně ošetřené podklady jako je doložitelná smlouva, jasně specifikovaná objednávka či potvrzení pohledávky. Ústní smlouva nevylučuje platnost závazku dlužníka. Dokládání je však obtížné, ne-li často nemožné. Často by přitom postačilo základní shrnutí objednávky a jeho potvrzení zákazníkem. Podle dat společnosti Rekenber je až 65 procent pohledávek po splatnosti téměř nemožné efektivně vymoci, jelikož věřitel nedisponuje dostatečnou dokumentací k pohledávce.

Například komunikace o změnách v objednávce, pokud není zanesena do smlouvy, může vést k nedorozuměním a konfliktům při přijímání faktur. Proto je doporučeno včas zařadit změny do smlouvy a vyhnout se nejasnostem v e-mailové konverzaci. Další důležitým aspektem je potvrzení faktury. Dodavatelé by měli vyžadovat potvrzení přijetí faktury od svého obchodního partnera, aby měli důkaz o jejím doručení. Při elektronické komunikaci je vhodný elektronický podpis nebo jiné potvrzení doručení. Lze též využít doručování datovou schránkou.

Problémem také bývá, když dodavatelé nedostanou potvrzení přijetí faktury od svého partnera. V takovém případě nemají důkaz, že výzva k plnění byla doručena, což může komplikovat vymáhání. Důležité je také sledovat stáří pohledávky, jak dlouho je po splatnosti. Trpělivost věřitele může narazit na promlčecí lhůty, které učiní pohledávku stěží vymahatelnou.

V rámci dodavatelských vztahů lze též doporučit eventuální výhradu vlastnického práva. Ta má smysl zejména v případě hodnotnějších dodávek. Není-li uhrazeno, věc nadále patří dodavateli.

Včlenění smluvní pokuty může být jednoduchým nástrojem k motivaci uhradit pohledávku věřitele včas. Podnikatelé by však měli dbát na to, aby byla vymahatelná. Základem je určitost smluvního ujednání, především způsob určení smluvní pokuty a její splatnost. 

Řada pohledávek se bohužel nevyhne nutnosti vymáhání. Je vhodné promyslet, kdo by měl spor rozhodovat. “Především v komplexnějších smlouvách doporučujeme sjednání rozhodčí doložky, jejímž prostřednictvím je možné dosáhnout rozhodování sporu i před specialisty z oboru. Lze se též vyvarovat zdržování ve formě marně podaného odvolání. Praxe ukazuje, že rozhodčí řízení může být efektivní nástroj k vymožení pohledávek,“ vysvětluje Peter Sprinz z advokátní kanceláře RESOLV.

V případě nedobytné pohledávky, kdy odběratel nezaplatil fakturu a ani po opakovaných upomínkách není pravděpodobné, že k úhradě dojde, je nutné zaujmout postoj také z účetního hlediska. Nedobytnou pohledávku je vhodné evidovat s ohledem na účetní předpisy. Tato evidovaná pohledávka by měla být doprovázena účetní opravnou položkou, která reflektuje snížení hodnoty pohledávky v důsledku její nedobytnosti. Tímto způsobem lze zachovat věrný a poctivý obraz o majetku a dluzích účetní jednotky.