Jak vybrat nejlepší software na mzdy pro podnikatele

Abyste si usnadnili zpracování mezd zaměstnanců, používejte mzdový systém či modul v účetním programu. Přečtěte si, s čím vším vám pomůže a jak postupovat při výběru.

Mzdový software za vás spočítá čistou mzdu, strhne z ní pojistné, zálohy na daně, ale také srážky na úvěry, výživné nebo exekuci. Už jen tím vám značně usnadní práci, protože zrovna výpočet srážek nepatří k nejsnadnějším.

Výpočet mezd na pár kliknutí

V mzdovém systému vyplníte kartu zaměstnance – to znamená, že u každého člověka ve firmě zadáte:

• složky mzdy,
• slevy na dani,
• srážky,
• nezdanitelné příjmy a další údaje.

Každý měsíc pak zadáte docházku, tedy kolik hodin zaměstnanec odpracoval, jestli měl dovolenou, byl nemocný nebo pracoval přesčas či o víkendu. Software vše automaticky vypočítá – včetně prémií, odměn a dalších jednorázových položek.

Všechny údaje vyplňujete do příslušných kolonek, takže máte jistotu, že na nic nezapomenete.

Mzdový systém usnadňuje komunikaci

Mzdový software napojíte na účetní systém (nebo je přímo jeho součástí), takže zpracované mzdy rovnou zaúčtujete. Bez nutnosti údaje ručně přepisovat.

V systému rovnou připravíte tiskové sestavy a všechny potřebné dokumenty odešlete příslušným úřadům. K tomu slouží propojení s datovou schránkou, kterou pošlete například přehledy o platbách pojištění správě sociálního zabezpečení či zdravotní pojišťovně.

Zaměstnancům se ze systému automaticky odešlou výplatní lístky, které můžete zabezpečit heslem.

Výpočet mezd podle platné legislativy

Výhodou systému pro zpracování mezd je jeho pravidelná automatická aktualizace. Díky ní se software neustále řídí platnou legislativou a hlídá správnost údajů, se kterými počítáte – jako je například minimální mzda v roce 2023, výška nezabavitelné částky při srážkách ze mzdy a další.

Například v programu Money S3 najdete všechny tyto údaje na kartě Legislativa mezd. Navíc tu můžete nastavit třeba dny dovolené navíc nebo počet sick days, které si může zaměstnanec během roku vybrat.

Jak vybrat vhodný mzdový systém

Všechny výše uvedené funkce spolehlivě zvládne mzdový modul, který je součástí účetního systému. Hodí se pro živnostníky a menší podnikatele.

Pokud máte větší firmu s desítkami či stovkami zaměstnanců, využijete plnohodnotný mzdový software. Kromě zpracování mezd nabízí i pokročilé funkce pro personalisty, například docházku, plánování směn nebo evidenci uchazečů o zaměstnání.

Při výběru se soustřeďte na:

• úkony, které vám má program usnadnit – výpočet a zaúčtování mezd, rozesílání výplatních pásek, předávání dokumentů úřadům apod.,
• funkce, které od programu potřebujete – kromě výpočtu mezd třeba propojení s datovou schránkou pro komunikaci s úřady,
• výhled do budoucna – pokud plánujete růst firmy a zvyšování počtu zaměstnanců, bude se vám hodit, když do systému půjde dodatečně přidat funkce,
• dostupnost zákaznické podpory, na kterou se můžete obrátit s dotazy,
• a možnost pravidelné aktualizace systému podle platné legislativy.

Program si před pořízením otestuje v demoverzi. Pokud používáte software Money S3, vyzkoušejte k němu doplňkový modul Mzdy a personalistika. V rozšířené verzi Mzdy a personalistika PLUS umí vypočítat také srážky na exekuce a insolvenci.